事例内容

駐車場総合研究所（PMO）様では、主に大都市圏の大型施設の駐車場の有人管理サービスを提供しています。このサービスは、PMO様の駐車場管理スタッフが駐車場にて入出庫時の誘導や車両移動の代行などを行い、施設駐車場の運営管理を行うものです。

駐車場の開場時間は24時間または早朝から深夜に及ぶ場合が多く、1施設あたり10～50名程度のスタッフが在籍し、シフト制で勤務しています。固定シフトのスタッフと流動的なシフトのスタッフがおり、これまでは現場管理者がスタッフからの要望に基づきExcelでシフトを作成していました。

しかしスタッフからのシフト希望をExcelへ入力する作業や、その希望に基づくシフト作成、勤怠システム連携用のデータ作成が現場管理者の負担になっており、その軽減が課題となっていました。

さまざまなシフト管理システムがあるなかでPMO様がSHIFTEEを選んだのは、シフト作成業務の負荷軽減が見込める豊富な機能があることに加え、既存の勤怠システムと連携するためのデータ作成が容易である点が決め手となりました。

SHIFTEEを導入したことで、月間3日程度要していたシフト作成関連の業務時間が、
施設によって30～50％に減少しました。

①シフト提出のやり取りが簡単

SHIFTEEでは、スタッフのメールアドレスを登録することで、スタッフに対するシフト希望提出依頼などの連絡事項を一斉送信でき、スタッフはそれに対してスマートフォンなどでシフト希望を出すことができます。これにより、スタッフがわざわざ施設まで来てシフト希望を提出する必要がなくなりました。

②シフト希望を自動で集約

SHIFTEEでは、スタッフから出された希望が自動で月次シフト画面に集約されます。管理者はシフト希望入力の手間がなくなり、また転記ミスも防げるようになりました。

③月次シフト・日次シフト作成

Excelでシフトを作成する場合、まず日次シフトの表を完成させ、別の表で月次シフトを作るなど煩雑な作業となっていました。SHIFTEEでは、スタッフの希望シフトが集約された月次シフト画面をもとにして、日々の細かいシフトの調整は日次シフト画面で行うことができるため、スムーズなシフト作成が可能になりました。

④何十種類もの勤務パターン登録が可能

スタッフのシフト希望は非常に多様ですが、SHIFTEEであればそれらを何十種類もの勤務パターンとして登録することが可能です。勤務パターンとして登録しておくと、菅理者がシフト作成時に勤務時間を手入力する必要がなく、勤務パターンを選び1クリックでシフトに反映できます。

⑤クラウドサービスなのでどこでも利用

Excelだと利用できる環境が限られていましたが、SHIFTEEはクラウドサービスなので、管理者はWebブラウザを介してどこでもシフト作成ができるようになりました。

⑥スタッフの仕事内容の見える化

スタッフの仕事内容はそれまでは口頭で指示していましたが、日次シフト画面でスタッフの役割が明確になり、仕事の見える化につながっています。

⑦勤怠システムとの連携用データの作成

 勤怠システムとシフトを連携させるためのCSVデータを、これまでは完成したシフトからわざわざ別に作成する必要がありました。SHIFTEEではこのデータを容易に出力することができるため、作業の負荷が軽減されるとともに転記ミスも防げるようになりました。

PMO様では一部の施設から導入を開始し、現在は、導入する施設を拡大している最中です。
多くの施設に導入することができれば、これまでの機能に加えて、施設をまたぐ応援勤務の要請機能や、管理者がシフト繰りに困った際にスタッフにヘルプ要請を出す機能も活用できるようになる見込みです。
また、シフト作成作業の社内標準化が進むため、管理者の異動や交代にもスムーズに対応できると期待しています。

 

担当より
SHIFTEEはさまざまな業種のお客様にご利用いただいております。また、お客様のご意見を伺いながら日々、バージョンアップも行っており、カスタマイズも承ります。どうぞ、お気軽にご相談ください。

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